Com rotinas de trabalho no escritório, nos referimos ao dia a dia em que você está atuando na elaboração de documentação. Note que escritório pode se referir a uma sala comercial alugada para a empresa mesmo, uma sala de coworking, ou a sua própria casa ou de seus colaboradores, se atuam em home-office, ou seja, o local em que você e sua equipe trabalham. Aqui, incluiremos algumas dicas que temos adotado para ampliar a eficiência da elaboração de relatórios, laudos, estudos, entre outros, para que você possa utilizar em sua própria empresa, caso entenda como sendo viável.
Segurança e compartilhamento de arquivos #
Uma das primeiras coisas que você precisa se preocupar é relativo à segurança e compartilhamento de seus arquivos. Com segurança, queremos dizer que é prudente possuir mecanismos para guardar documentos não em um só lugar, mas utilizar também outras máquinas, sistemas ou ferramentas de nuvem. Isso permite que, caso você exclua um documento por engano ou por algum motivo perca o acesso à sua máquina (roubo, não funcionamento, etc), você ainda assim possua os seus arquivos. Isso te dá mais segurança, e caso ocorra mesmo um imprevisto, você poderá recuperar seu trabalho.
Em conjunto também é importante que, caso você trabalhe em equipe, tenha ferramentas de compartilhamento de arquivos para que seus colaboradores possam acessar seu trabalho. Uma ferramenta eficiente é o Google Drive, que permite o compartilhamento de um mesmo drive em vários PCs, separando os computadores, mas permitindo que cada computador tenha acesso ao outro. Outra opção é o uso de servidores, que podem ser físicos na própria empresa ou compartilhados em alguma empresa de hospedagem. Dependendo do porte, quantidade de dados e organização da empresa, um sistema de ERP com gerenciamento de documentos pode ser o ideal. O diferencial estará na curva de aprendizagem, mas possivelmente também no ganho de eficiência.
Fonte:© Google Drive.
Organização e gestão de tarefas #
Para uma boa gestão das tarefas, recomendamos o uso de ferramentas específicas que permitem consultar os projetos em andamento, juntamente com as etapas, tarefas e prazos. Isso ajuda a definir o que é prioritária e decidir quem irá fazer o que. Anteriormente em Sistemas e Aplicativos, sugerimos o uso do Trello e Agenda, e mantemos nossa sugestão por serem aplicativos que podem ser utilizados gratuitamente. Entretanto, para quem prefere métodos tradicionais, uma boa lista de tarefas ou um quadro poderá orientar, mas, procure sempre as formas mais eficientes e que o maior número de colaboradores consiga utilizar.
Subdivisão de trabalho #
Novamente, recomendamos a subdivisão do trabalho por competências para que se possa acelerar o trabalho. Então, caso se precise realizar a elaboração de um diagnóstico da flora para um Estudo de Impacto Ambiental, por exemplo, e você tenha dois profissionais disponíveis para a tarefa, você pode analisar as competências de cada um para que a subdivisão ocorra da melhor forma. Enquanto um realiza a redação do relatório, por exemplo, o outro pode realizar a taxonomia das plantas, triagem de dados e análise de dados. Isso, de forma geral, aumenta a produtividade e a qualidade dos laudos, pois permite que cada profissional atue naquilo que possui mais expertise. Também depende de o gestor da equipe reconhecer a expertise de seus colaboradores e saber administrar a divisão de tarefas.
Padronização de documentação #
Mencionado anteriormente na seção Instrumentos de Trabalho, quando falávamos de modelos de documentos, a padronização de documentos é essencial para criar consistência e facilitar o trabalho da equipe. Isso inclui o uso de modelos para relatórios, laudos e outros tipos de documentos recorrentes, de forma que todos os envolvidos sigam a mesma estrutura e o mesmo estilo. Além disso, estabelecer diretrizes claras sobre fontes, margens, e formatação de tabelas ou gráficos ajuda a garantir que o material tenha um aspecto profissional e organizado, independentemente de quem o está criando. Isso economiza tempo e esforço ao evitar que cada novo documento seja criado do zero, e cria força para a imagem da empresa. É claro que isso não deve excluir a individualidade de cada um ao escrever textos técnicos. Referimo-nos principalmente aos estilos de formatação que devem ser definidos ao nível de empresa, pois também fazem parte de sua identidade.
Aquele que escreve, não revisa #
Tratando-se da elaboração de documentação, existe um paradigma bem conhecido de que a pessoa que escreve o documento não deve ser a mesma que o revisa. Isso acontece pois, quem escreve terá uma maior tendência à realizar a leitura rápida de seus próprios textos, mesmo que inconscientemente, podendo deixar erros. Também deixará erros na medida em que seus conhecimentos sobre algo podem estar errados. Dessa forma, é recomendável que outra pessoa realize a apuração dos documentos, já que ela não estará familiarizada, e conseguirá executar um trabalho mais neutro, aplicando também os seus próprios conhecimentos no documento. Isso aumenta o cooperativismo da equipe, eficiência e qualidade de serviços.
Comunicação eficiente com a equipe #
Em um ambiente de trabalho, seja presencial, híbrido ou remoto, a comunicação é essencial para o sucesso da empresa. Pode-se utilizar meios tradicionais, como reuniões presenciais, ou ferramentas como Microsoft Teams, Zoom, Meet, depende do formato de trabalho e dos objetivos que se pretende. Também deve-se estabelecer regras e canais de comunicação, que permitam uma comunicação organizada, assertiva e que chegue à todas as pessoas necessárias da melhor forma possível. Por experiência pessoal, mesmo grupos de mensagens utilizando whatsapp podem ser extremamente uteis, por ser um aplicativo de uso geral e que permite a troca rápida de mensagens entre várias pessoas. Além disso, a criação de um ambiente confortável, humano e que induza o compartilhamento de conhecimentos e ideias pode melhorar muito a colaboração e a qualidade do trabalho entregue.
Atualização da equipe #
Por fim, a área ambiental está em constante evolução, e não só constante, rápida também. Há sempre novas regulamentações, tecnologias, formas de trabalhar, áreas do conhecimento, nichos de mercado, que por consequência vão alterando e atualizando o mercado. Sua empresa precisa estar preparada para se atualizar também, mantendo a competitividade, e isso deve ser feito apoiando os seus próprios profissionais. Sugerimos aqui que se ofereça cursos de especialização, webinars, leituras técnicas, participação em conferências, entre outros. Por um lado, os profissionais ficarão satisfeitos em estarem ganhando reconhecimento e novos conhecimentos pela empresa, e por outro, a empresa investirá em seu próprio capital intelectual e nos seus recursos humanos, que no final, são os responsáveis pelo funcionamento da empresa.
